Albumes de fotos que recopilan vidas enteras de manera voluminosa. Estantes repletos de cassettes y DVD a la espera de una noche de películas. Columnas de discos con surtidos de artistas absolutamente eclécticos. Notas, ideas y contactos almacenados en cuadernos y agendas y nunca más consultados. Objetos que, de a poco, fueron desapareciendo del paisaje de los hogares, a la par de la digitalización progresiva de la vida.

Uno de los grandes beneficios de su migración al espacio virtual es la liberación de los ambientes físicos, pero la otra cara de esta bienvenida depuración es la acumulación y el desorden que vienen como bonus indeseados del almacenamiento casi infinito. Elsmartphone y la computadora no tienen las limitaciones de una casa o un depósito: quedarse sin lugar en los dispositivos es algo inusual, e incluso llegado el caso es sencillo y accesible conseguir más capacidad, ya sea en formato virtual, a través de la nube, o física, con un disco rígido extra. Y, al menos en principio, el alboroto digital puede parecer más fácil de encarar que el material, ya que no requiere cajas, bolsas de consorcio ni demasiado esfuerzo físico.

Así, caemos en la vorágine: instalamos aplicaciones que tal vez nunca usemos, sacamos decenas de selfies, grabamos videos en HD, acumulamos chats de incontables personas y grupos y jamás borramos nada. Con el tiempo, nos damos cuenta de lo complicado que es encontrar algo que realmente necesitamos entre la "chatarra" virtual y que poner orden entre estas cosas que no podemos tocar (ni ver, en muchos casos) puede ser una tarea más difícil que en la vida real.

Marie Kondo saltó a la fama mundial por el método desarrollado en su libro La magia del orden: allí, la autora japonesa propone tomar todos los objetos materiales de la casa, auditarlos uno por uno y sólo conservar aquellos que "irradien alegría". Lo demás se va. ¿Se puede aplicar este procedimiento a los ítems digitales? La experta asegura que sí: "El principio más importante que hay que seguir es elegir lo que querés tener, no lo que querés tirar. Si te enfocás en los mails, archivos, programas o páginas que más valorás, el proceso va a ser más rápido y efectivo."

La lógica es: si no lo necesitás, ¿para qué vas a conservarlo? Pero la necesidad personal no siempre va de la mano de la profesional. Verónica Singer es diseñadora gráfica y todo su trabajo pasa por la computadora. "Tengo muchos clientes y cada trabajo implica muchas etapas de ajustes, con idas y venidas y capas superpuestas".

Para ella, la organización digital es indispensable para su productividad: "Si no mantuviera el orden, no encontraría nada y no sabría cuáles son los últimos archivos con los que trabajé". Al terminar la semana, limpia el escritorio de su computadora, descartando los files que ya no sirven y guardando los que sí en su carpeta: materiales, referencias, fases de corrección y artes finales. "Hay clientes que te piden actualizaciones de cosas que terminé hace años. Por eso los proyectos tienen que mantenerse accesibles."

Además de clasificar sus archivos en la computadora, almacena los trabajos terminados en un disco externo de 2 teras, del que hace copias de seguridad religiosamente. "Nunca es suficiente back up", dice. Con sus cosas personales, en cambio, es menos exigente y opta por subir sus videos y fotos a plataformas en la nube, como Dropbox y Google Drive.

Verónica no descarga música: elige escuchar a través de servicios de streaming. En el otro extremo está Julián Di Pace Herrera, para quien el download de temas es una forma de vida y su orden es imperativo. Julián es agente inmobiliario, estudió producción de música electrónica y despunta el vicio como DJ. Pese a que no es su profesión principal, invierte buena parte de su tiempo en encontrar nuevos sonidos que lo atraigan y adquirir tracks a través de sitios de sellos discográficos, siempre en formatos de alta calidad que ocupan más espacio que un mp3 estándar: su colección ya se aproxima peligrosamente al terabyte.

A la hora de hacer un set, tener el tema correcto al alcance es fundamental, por lo que su método de organización se basa en un minucioso análisis sonoro. La primera capa es el género: de una carpeta principal de "electrónica", se desprenden otras dedicadas a ramas como "minimal", "techno" y "house". Luego los categoriza según su intensidad: música para el inicio, desarrollo y cierre de su acto. Por último, ordena los temas por nota musical y velocidad. Esto le permite realizar mezclas "matemáticamente correctas".

Con este nivel de detalle, Julián dice que nunca padeció problemas de organización en sus presentaciones en vivo pero que sí se encontró con un dilema muy propio del orden digital: la repetición de copias. "A veces moviendo archivos podés terminar con un mismo tema repetido varias veces, en un disco externo, un pendrive, el escritorio, un CD... Para evitarlo compro discos externos de mucha capacidad, paso todo a una carpeta y después formateo los otros dispositivos para liberar espacio."

Para el orden profesional, el back up permanente es una regla de oro: el antídoto contra el miedo de perder todo. En el caso de los archivos personales, sobre todo los que viven en el smartphone, lo más habitual es almacenarlos en la nube, a medida que van comiendo el espacio disponible en la memoria interna del teléfono, o recurrir a la purga: eliminar archivos para hacerse de un puñado de megas.

Hace poco, Rocío Martínez Samarra estaba en una charla y, para no perderse lo que estaba diciendo el docente, quiso sacar fotos a la presentación que se proyectaba en simultáneo. Al encontrarse con que no tenía memoria en el teléfono, se puso a borrar fotos y aplicaciones en un estado de ansiedad que luego percibió que no era necesario pero que no pudo impedir en el momento.

Rocío trabaja en publicidad y la mayoría de sus tareas pasan por el celular, con aplicaciones de edición de video que ocupan mucho espacio. Para no tener que eliminar archivos todo el tiempo, cambió su smartphone de 16 gigas por uno de 64. Pero ahora que no tiene que preocuparse por la falta de espacio, empieza a alarmarse por el exceso: "Tener más capacidad es un arma de doble filo, porque terminás acumulando cosas."

Hay tantas maneras de ordenar el caos virtual como personas. Para domar la abundancia de elementos digitales, Rocío optó por organizar sus aplicaciones por género (entretenimiento, fotos, videos, redes sociales...) y las fotografías y grabaciones en álbumes jerarquizados cronológicamente. "Cuando me agarra el TOC del orden, va con todo", advierte.

Para bajar el estrés

En el caos digital, no sólo se acumulan los archivos: en última instancia, y contra toda recomendación, podemos optar por ignorarlos, dado que no los tenemos ante nuestra vista. Pero parte del desorden también viene de la mano de las notificaciones que se acumulan de manera incesante: mails, mensajes de texto, chats, noticias, ofertas... todo tipo de alertas que compiten por nuestra atención, dentro del teléfono que revisamos compulsivamente. La necesidad de orden deja de ser apenas algo físico y pasa a ser mental.

El neurocientífico Fabricio Ballarini indica que todos estos pendientes le generan al cerebro un gran consumo de energía: "Tiene que evaluar todos estos estímulos y este control se realiza en distintas regiones. Gastamos toda la energía disponible de golpe y en varias áreas a la vez. Eso produce un embotellamiento y una confusión que nos puede agarrar al terminar el día o cuando llevamos muchas horas saltando de estímulo en estímulo", describe.

Juan Aranovich, fundador del Club Cultural Matienzo y especialista en organización personal, coincide con Fabricio: "El día a día está plagado de estímulos simultáneos a través de diversos canales. Esto hace que la mayoría de las personas se sientan en un estado de ahogo constante mientras corren detrás de las demandas de otros sin llegar a priorizar sus propias tareas. Así pasamos ocho horas frente a la computadora para terminar el día dándonos cuenta de que sólo trabajamos unas dos horas de todo ese tiempo."

La clave, según Aranovich, es organizarse: encontrar pequeñas estructuras que se adapten a la rutina diaria y nos permitan identificar nuestras tareas y definir las prioridades.

"Sacar de nuestro cerebro ese desorden clasificando por urgencia o grado de importancia nos libera -amplía Ballarini-. De la misma manera que pasar a papel o a una app la lista de tareas que tenemos en la cabeza devorando nuestra atención."

¿Por qué el cerebro se sobrecarga de información? El científico explica que se debe a que procesa todas las tareas con la misma importancia, no tiene manera de filtrarlas. "Todas son tratadas por igual. Por eso es necesario adjudicar un orden y asignarles la prioridad correspondiente."

Aranovich propone el método de tener pequeños "cajones digitales" donde almacenar toda nuestra información. ¿Los más importantes? Calendario (para citas y acciones con fecha específica), mails ordenados ("si el buzón está lleno de cartas, las importantes van a quedar escondidas debajo de publicidades sin sentido"), listado de tareas (en una app para agrupar quehaceres simples y complejos) y administrador de notas (para informaciones varias, como películas para ver, minutas de reuniones, datos bancarios y lo que sea necesario).

"La organización no se trata de tener un nuevo smartphone -dice Juan-. Es más bien encontrar las herramientas que faciliten nuestro trabajo. Si intentamos clavar un clavo con una pinza, no importa si tenemos la mejor pinza del mundo con pantalla táctil y definición 4K: vamos a necesitar un martillo."

Así, el primer paso es identificar cuáles son nuestras necesidades y luego elegir el método indicado: back ups, ampliaciones de memoria, discos externos, carpetas súper específicas, aplicaciones... En otra palabras: tomar las riendas del caos virtual, en la forma que mejor se ajuste a nosotros.

El siguiente es determinar cómo podemos expandir lo aplicado a otras áreas de nuestra vida. En su libro, Marie Kondo argumenta que limpiar es apenas una herramienta, pero no el objetivo final. Sucede que la limpieza digital es, al igual que la material, una expresión del estilo de vida que queremos tener una vez que logramos que la casa digital esté en orden

Cinco apps muy útiles

Para ponerse manos a la obra a la hora de ordenar

Fences

Diseñada para mantener el escritorio de tu PC más limpio y libre de distracciones

Dropbox / Google Drive

Dos de las mejores opciones para archivar tus fotos, videos y documentos en la nube

Wunderlist

Una app para crear listas de tareas, anotar ideas y proyectos y setear recordatorios importantes

Unroll.me

Para limpiar tu mail desuscribiéndote de todos los newsletters y publicidades que ya no querés recibir

1password

Un administrador de contraseñas para no olvidarlas y quedarte fafuera de ?tu mail y redes ?sociales