Cuando un correo enviado a muchas personas llega por error (porque hay formas de prevenirlo) sin copia oculta de los otros destinatarios... es inevitable, algún que otro despistado responde de vuelta al correo con todos en copia de nuevo. Esto, además de poder exponer información privada con más personas, también genera un ruido y un extra de coreos no deseados para el resto de personas. Microsoft dice tener una solución: su nueva herramienta de bloqueo de correos enviados con 'Responder a todos'.

Microsoft ha desplegado una nueva herramienta para los clientes de Office 365 que, esencialmente, prevendrá que los usuarios respondan a todos en correos con una lista masiva de destinatarios. La herramienta detectará si se está respondiendo en un periodo corto de tiempo a una lista de personas relativamente grande y no permitirá que se envíen los correos para evitar la saturación.

Por ahora la herramienta salta si detecta que un correo de más de 5.000 destinatarios ha recibido más de 10 'Responder a todos' en los últimos 60 minutos. De ser así avisa a quien va a enviar el correo con 'Responder a todos' de que temporalmente se ha bloqueado la función. En tal caso el usuario tendrá que o bien no enviar el correo o bien enviarlo pero a un número más limitado de personas y no a todos. "La conversación está demasiado concurrida con demasiadas personas" reza el aviso de Microsoft.

Según ha explicado la compañía, la característica 'Reply All Storm Protection' está pensada para grandes organizaciones. La característica ha comenzado a implementarse para todos los usuarios de Office 365.

Microsoft comenta que en el futuro irán ajustando este límite según vayan haciendo pruebas de cómo funciona con las límites actuales. Así mismo, preparan para los administradores funciones que les permitan poner sus propios límites en Exchange e incluso monitorización con informes y notificaciones sobre correos masivos que se han enviado con 'Responder a todos'.

Este tipo de correos enviados a un número enorme de destinatarios tiene otros efectos secundarios, como por ejemplo poder saturar los servidores de la empresa. Correos a muchos destinatarios que se envían con 'Responder a todos' generan numerosos subprocesos que al final son un quebradero de cabeza para los administradores. Para ejemplo la propia Microsoft, que unos meses atrás sufrió uno de estos incidentes con un correo enviado a 52.000 empleados de la compañía y que complicó las comunicaciones internas durante horas.