Cada vez es más común encontrar dificultades para concentrarnos en su trabajo diario y aprovechar el tiempo. Según los expertos, esto se debe a una combinación de factores internos y externos. Internamente, el cerebro humano puede ser propenso a la distracción por naturaleza. La mente tiende a divagar y busca estímulos nuevos y variados, lo que hace que mantener la atención en una tarea específica sea un reto constante. Esto se agrava por la presencia de pensamientos intrusivos y preocupaciones personales que pueden surgir de manera espontánea y desviar la atención.

Externamente, vivimos en una era de sobrecarga de información, con constantes interrupciones digitales que provienen de correos electrónicos, mensajes de texto, notificaciones de redes sociales y otras alertas tecnológicas. Estas interrupciones no solo desvían la atención momentáneamente, sino que también pueden romper el flujo de trabajo, dificultando la capacidad de retomar la tarea con la misma eficiencia. Además, un espacio de trabajo desorganizado o ruidoso puede ser una fuente constante de distracción.

El ritmo acelerado de la vida moderna también juega un papel importante. Las demandas múltiples y la necesidad de manejar varias tareas simultáneamente pueden llevar a un estado de estrés y ansiedad, lo que a su vez afecta la capacidad de concentrarse. La fatiga mental y física resultante de horarios prolongados y la falta de descansos adecuados también pueden mermar la atención y la productividad.

Además, pueden existir otros factores individuales como el estilo de vida o nuestra salud general que influyen en la capacidad de concentración. La falta de sueño, una dieta inadecuada y la falta de ejercicio pueden tener un impacto negativo en las funciones cognitivas, incluida la atención. Problemas médicos como el Trastorno por Déficit de Atención e Hiperactividad (TDAH) y otros problemas de salud mental también pueden ser causas subyacentes que dificultan la concentración en el trabajo.

Es por ello que multitud de personas intentan encontrar sistemas que los ayuden a superar estas dificultades y conseguir centrarse en lo que tienen intención de hacer. Existen diversas técnicas de optimización del tiempo pero, sin duda, una de las que ha ganado más adeptos en los últimos años es la técnica Pomodoro.

En qué consiste la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es un método para gestionar el tiempo y mejorar la productividad creado por Francesco Cirillo a finales de los años 80. Se llama así por el temporizador de cocina con forma de tomate ("pomodoro" en italiano) que Cirillo usaba.

El proceso consiste en trabajar de forma concentrada, sin interrupciones de ningún tipo, durante 25 minutos y luego tomarse un descanso corto de 5 minutos. Este ciclo de trabajo y descanso se repite varias veces. Tras completar cuatro ciclos de 25 minutos, se toma un descanso más largo, de 15 a 30 minutos.

El objetivo de la técnica Pomodoro es ayudarnos a mantener la concentración y la productividad al dividir el tiempo de trabajo en intervalos manejables. Trabajando intensamente en una tarea específica durante esos 25 minutos, se minimizan las distracciones y se mantiene el foco. Los descansos regulares permiten que la mente descanse y se recupere, lo que ayuda a evitar la fatiga y el agotamiento.

Esta técnica ha demostrado ser muy útil para quienes tienen problemas para concentrarse durante largos períodos, ya que saber que pronto llegará un descanso puede hacer que sea más fácil mantenerse trabajando sin distracciones. También ayuda a reducir el estrés y la sensación de estar desbordado de trabajo, ya que las tareas se dividen en bloques de tiempo más pequeños y manejables.

La opinión del experto en gestión del tiempo

Jordi Isidro es psicólogo y director del centro de psicología Cedipte, y tiene una opinión algo crítica con este método. En su opinión, “el de las técnicas de gestión del tiempo, es un terreno pantanoso, porque sí que es verdad que a las personas rígidas, obsesivas y meticulosas les pueden funcionar muy bien, pero para las personas más caóticas pueden ser una fuente de frustración constante. Así que, en mi opinión, no son válidas para todo el mundo”.

El experto aconseja que cada persona intente montarse una técnica a su medida, ya que no hay una técnica ideal para todo el mundo. “Si una persona es más rígida, puede adoptar una técnica más rígida, pero si otra es más fluida, existen técnicas más flexibles. Lo principal es que la técnica nunca domine a la persona. Esta y su personalidad siempre tienen que prevalecer por encima de la herramienta”, afirma. “Si a una persona le cuesta mucho cumplir con los requisitos que exigen estas técnicas, puede sentirse inútil al no conseguir seguirlas”.

Para finalizar, el experto aconseja que, por muy bien que nos vaya una técnica, es aconsejable irlas cambiando ya que con el paso del tiempo se pueden volver demasiado repetitivas, perder efectividad y generando desmotivación.

Otras técnicas de gestión del tiempo

Como explica el experto, existen otras técnicas de gestión de tiempo que pueden utilizarse como alternativa a la Pomodoro. Estas son algunas de las más conocidas:

Método GTD (Getting Things Done)

Desarrollada por David Allen, este método se centra en sacar de la mente todas las tareas pendientes y organizarlas en un sistema fiable. Las tareas se recopilan, procesan y organizan en listas de acciones específicas, lo que permite enfocar la atención en una tarea a la vez sin preocuparse por lo que falta por hacer.

Matriz Eisenhower

Esta técnica, también conocida como la Matriz de Urgente-Importante, ayuda a priorizar tareas en función de su urgencia e importancia. Se divide en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante. Esto ayuda a enfocarse en lo que realmente importa.

Regla de los 2 Minutos

También propuesta por David Allen en el marco de la técnica GTD, sugiere que si una tarea puede completarse en dos minutos o menos, se debe hacer de inmediato en lugar de posponerla. Esto ayuda a reducir la acumulación de tareas pequeñas.

Time Blocking

Este método implica dividir el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. Durante cada bloque, se trabaja exclusivamente en una tarea sin interrupciones. Esto ayuda a asegurar que se dedique tiempo suficiente a las tareas importantes.

Ley de Pareto (80/20)

Basada en el principio de que el 80% de los resultados provienen del 20% del esfuerzo, esta técnica sugiere identificar y enfocarse en las tareas que generen el mayor impacto. Así, se maximiza la eficiencia y se evita gastar tiempo en tareas de bajo rendimiento.