Vivimos rodeados de papeles, pese a los avances en materia de tecnología y recursos a nuestro alcance para librarnos de ellos. Pero gestionar el papel resulta ineficiente y, además, muy caro. Según un estudio llevado a cabo en Estados Unidos, se estimó que las empresas en aquel país gastaban en torno a 8.000 millones de dólares en la gestión del papel, ya sea imprimiendo documentos, albaranes, facturas...
Y hay más ventajas asociadas a utilizar el almacenamiento en formato digital:
- Seguridad: en caso de robo o incendio, el contenido estará a salvo y es susceptible de ser respaldado en copias de seguridad.
- Colaboración: varios empleados pueden trabajar de forma simultánea en un mismo documento y desde puntos diferentes del globo, frente al papel, donde una única persona puede acceder a él.
- Inmediatez: Un documento digitalizado puede ser enviado en tiempo real a cualquier persona y con independencia de la distancia, mientras que en formato papel tendremos que emplear servicios postales o de mensajería (más caros y muchísimo más lentos).
- Respeto al medio ambiente: aunque no afecte directamente a nuestra productividad, no cabe duda de que retirar el papel de nuestro día a día supone un granito de arena en el respeto al medio ambiente y la reducción de talas de árboles.
Trabajar sin papeles es, por tanto, posible, gracias a estas aplicaciones y empleando solo el móvil:
- CamScanner (iOS/Android): empezaremos desde el minuto uno a dejar de acumular papeles que van cayendo sobre nuestra mesa. La idea es bien sencilla: emplear la cámara del smartphone o tableta para escanear los recibos, facturas y todos los documentos que nos lleguen en papel. La tecnología de estas aplicaciones ha avanzado muchísimo y los resultados son sorprendentes. Basta con colocar el documento sobre un fondo lo más oscuro posible y la aplicación hará el resto.
- OneDrive/Dropbox (iOS/Android/WP): De poco nos servirá escanear los documentos si no tenemos un repositorio en el que almacenarlos y trabajar con ellos de forma compartida. A este respecto y aunque hay múltiples opciones para el usuario, tanto OneDrive de Microsoft como la conocida Dropbox pueden ser alternativas excelentes, que cuentan además con unas aplicaciones móviles de gran calidad. La idea es exportar el documento escaneado en el paso anterior a cualquiera de estos servicios y desde ahí poder compartirlos o simplemente almacenarlos.
- AbbyyCardScanner (iOS/Android): Y puestos a librarnos del papel, podemos procesar también las tarjetas de visita, pero de una manera muy eficiente. Con esta aplicación, tomaremos una foto de la tarjeta de visita y el software se encargará, empleando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), de extraer los datos relativos al contacto y si lo deseamos, añadirlo a nuestra agenda, con la ventaja añadida de que la aplicación puede completar los datos de ese contacto obteniendo información de sus perfiles en LinkedIn y Facebook.
- Evernote/OneNote(iOS/Android/WP): En nuestra nuestra batalla contra el papel, también podremos librarnos del bloc de notas y emplear potentes aplicaciones que superarán su potencial con creces. En realidad fue precisamente Evernote una de las primeras start-ups que hizo de la guerra contra el papel su bandera, pero la evolución de OneNote de Microsoft ha abierto mucho el abanico de posibilidades. Con ambas se pueden tomar notas y organizarlas por carpetas, añadir fotografía o incluso dibujar con el dedo. La principal ventaja es que luego podremos exportar esta información a cualquier otra aplicación o contacto empleando un hipervínculo que la app genera